Atendimento digital: enviar áudio pelo WhatsApp é ou não recomendado pelos especialistas?

Você é do time que ama ouvir áudios pelo WhatsApp ou faz parte do grupo de pessoas que ignoram a existência de qualquer mensagem de voz no aplicativo de conversa? A paixão ou repúdio pelo envio de conteúdos sonoros através das plataformas de comunicação tem despertado a atenção de várias corporações que trabalham com atendimento digital e atuam na elaboração de estratégias para melhorar a experiência do cliente.

Mas e aí, enviar mensagem de voz durante o atendimento ao consumidor é ou não recomendado?

Vantagens e desvantagens do recurso sonoro

Para Gabriel Camargo, CEO da DeePCenter, empresa especializada em gestão da informação e advanced analytics, o uso do áudio através dos canais digitais só é imperativo em ligações telefônicas.

“No acionamento via aplicativos de mensagem com opções de áudio e texto, o último é a regra. Isso porque a mensagem escrita não interrompe o consumidor como faz a ligação, o que permite que ele consiga ler em um momento em que esteja disposto ou com tempo livre. Além disso, ao contrário do áudio, a compreensão do texto não é muito afetada pelo ambiente ao redor, já que não exige silêncio ou muita atenção”, salienta Gabriel Camargo.

Entretanto, para os casos em que o contato inicial parte do público-alvo, esta lógica pode mudar: “muitos consumidores optam pela fala ao invés da escrita durante reclamações ou questionamentos”, acrescenta o CEO da DeePCenter.

A adesão ao recurso sonoro por parte dos clientes pode estar ligada a uma série de fatores, como a praticidade e agilidade durante o atendimento. Além disso, o áudio surge como uma ferramenta inclusiva para pessoas com deficiência visual ou com dificuldades para ler e escrever, por exemplo.

Perfil do público e contexto devem ser levados em conta

De acordo com Lucas Camargo, CEO da Instabuy Serviços de Tecnologia, plataforma de e-commerce voltada a supermercados, apesar da mensagem escrita aparecer como a solução ideal durante o atendimento ao cliente, é necessário analisar o contexto e o perfil do público antes de escolher a forma de se comunicar.

Para Lucas, é sempre preferível a mensagem escrita afim de documentação e formalidade. Contudo, para clientes que não conseguem ler textos grandes, ou um assunto que é importante o bom uso do tom de voz para diferenciação de termos e Maior entendimento quando não é possível uma chamada de voz, utiliza-se o envio de áudio.

O coordenador de MBA da Faculdade Impacta, Eduardo Endo, endossa essa linha de raciocínio ao explicar que os áudios são bem-vindos em situações de espelhamento e rapport com o cliente ou quando solicitados e aprovados pelo público.

 

“Os áudios são recomendados ainda para os casos onde as explicações são longas e a demora para a digitação culmina no aumento do estresse do consumidor”, ressalta o profissional da Faculdade Impacta.

Nesse sentido, é essencial que a empresa crie uma política interna bem delimitada com relação ao serviço ao cliente, a fim de estabelecer normas acerca das situações em que o uso de áudios seja recomendado durante a interação com o consumidor final.

 

Feito isso, recomenda-se a definição de um padrão para as gravações, visando sempre a humanização do atendimento e a satisfação do público.

“Em princípio, deve haver uma apresentação formal com nome e cargo que justifique e torne pessoal o atendimento. Além disso, é importante falar com calma, clareza, sem espaços vazios e sempre se dispondo para solucionar dúvidas. Por fim, os áudios não podem ser longos para facilitar a disponibilidade e não gastar o tempo do cliente”, pontua Lucas Camargo.

"Os áudios não podem ser longos para facilitar a disponibilidade e não gastar o tempo do cliente."
atendimento digital
Lucas Camargo
CEO - Instabuy

Ainda com relação ao atendimento por áudio, a sócia da Iventys Educação CorporativaMarcela Brito, faz um alerta sobre as armadilhas desta estratégia de comunicação: “apesar de ser mais afetiva e de aumentar a personalização, é preciso ter cuidado com essa linha tênue entre o pessoal e o profissional, porque através deste recurso é possível compreender a intencionalidade do tom da voz”, finaliza.

O poder do WhatsApp no relacionamento com o cliente

Para quem não sabe, o WhatsApp é uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas para vendas. De acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria Accenture, 83% dos consumidores brasileiros fazem uso do aplicativo para comprar produtos e serviços.

Com a pandemia e a migração total ou parcial dos negócios para o digital, o volume de mensagens de WhatsApp enviadas entre empresas e consumidores subiu 251% entre os meses de janeiro e março de 2021, se comparado ao mesmo período do ano anterior.

Esta pesquisa, feita pela Mobile Time em conjunto com a Opinion Box, revelou ainda que, nos últimos 12 meses, 55% dos entrevistados utilizaram pela primeira vez o aplicativo para fins comerciais. Além disso, a análise apontou que a rede de conversas está presente em 98% dos celulares existentes no país.

Já deu para perceber a importância do WhatsApp no relacionamento com o consumidor, não é mesmo?

 

Por isso, além das discussões referentes ao envio de mensagem de áudio durante o atendimento ao cliente, separamos algumas dicas que podem auxiliar na interação com o público via WhatsApp. Confira!

1. Textos: assim como os áudios enormes, a produção de conteúdos escritos muito longos não é bem-vinda nas interações com os clientes. Caso as informações sejam muito complexas, recomenda-se que o atendimento seja feito através da ligação telefônica.

 

2. Linguagem: atendimento humanizado não é sinônimo de conversas que fujam dos assuntos ligados à empresa! Por isso, é crucial se atentar para a mensagem principal e tomar cuidado com o uso de gírias ao longo da conversa!

 

3. Abordagem: tanto nos processos de outbound (B2B), quanto nos de inbound, recomenda-se a identificação do colaborador e da empresa, assim como a contextualização de toda a situação relacionada a venda.

 

4. Portfólio: ao longo do atendimento digital, é comum que os clientes ou futuros clientes perguntem sobre determinado produto ou serviço. Nesse momento, é interessante enviar um portfólio com todos os dados referentes às mercadorias e, claro, a marca.

 

5. Personalização: o uso de softwares de CRM (Customer Relationship Management) contribui para a personalização do atendimento, já que reúne uma série de informações sobre as compras anteriores e os gostos de cada cliente.